WBSO verplichtingen

Wanneer u een WBSO aanvraag heeft ingediend, bent u verplicht om te voldoen aan een aantal verplichtingen. Iedereen die een WBSO aanvraag beschikt heeft gekregen kan in het volgende jaar gecontroleerd worden door de subsidieverstrekker RVO. Gemiddeld krijgt 5 tot 10% van de landelijke aanvragers een steekproefcontrole. Tijdens een controlebezoek wordt de project- en urenadministratie van de aangevraagde WBSO projecten gecontroleerd om te achterhalen of deze daadwerk zijn uitgevoerd en juist geadministreerd zijn. Als organisatie moet u uw WBSO-administratie op orde hebben om terugbetalingen of boetes te voorkomen.

Aan welke verplichtingen moet ik voldoen?

1.  Hou wekelijks uw inhoudelijke projectwerkzaamheden bij

Vaak lopen meerdere werkzaamheden door elkaar en wordt het vastleggen van de informatie en van de uren naar verloop van tijd onduidelijk en als last ervaren. Als u elke week uw administratie bij houdt, bespaart u dat veel tijd en energie. Een administratie moet eenvoudig en makkelijk te herleiden zijn op de aard, inhoud en voortgang van uw S&O werkzaamheden.

Bewaar daarom altijd per project apart alle relevante documenten in een digitale of fysieke map. De inhoud van een projectmap kan bestaan uit;

• alle mogelijke stukken, zoals projectinhoudelijke e-mails, schetsen en tekeningen of testrapporten.
• ontwikkeling van uw prototype, ook wanneer het prototype niet goed functioneert, maak hiervan foto’s of video’s ter bewijslast van uw gemaakte ontwikkeling en uren.

2.  Houd gedurende het project uw urenadministratie bij

Het is van belang dat u gedurende het hele project een urenadministratie bijhoudt van de gemaakte speur- en ontwikkelingswerkzaamheden. De WBSO-uren moeten per dag, per medewerker en per project inzichtelijk zijn. Tevens mag u binnen de S&O- verklaring met S&O-uren schuiven tussen de toegekende projecten.

3.    Koppelen van uren en projectadministratie

Uw uren- en projectadministratie moeten gekoppeld zijn, zodat uit de projectadministratie te herleiden is dat de ontwikkeling ook in het desbetreffende jaar heeft plaatsgevonden. Dit doet u door;

• Data en deelnemers te vermelden op de stukken in de projectmap met paraaf
• Namen en data op projectadministratiestukken overeen komen met de urenadministratie.

4.    Kosten en uitgaven

Indien u werkelijke kosten en uitgaven (ook wel investeringen genoemd) hebt aangevraagd in uw WBSO aanvraag, moet u per project inzicht kunnen geven in de gemaakte kosten en de daaraan verbonden betalingen. Kosten en uitgaven moeten direct toerekenbaar zijn aan het S&O werk. Kosten moeten 100% toewijsbaar en uitsluitend gebruikt zijn voor S&O activiteiten, waarbij uitgaven voor een deel toewijsbaar mogen zijn. Tussen kosten en/of uitgaven die in aanmerking zijn genomen mag u schuiven tussen de toegekende kosten en/of uitgaven.